วิธีการทำงานของสถานะคำสั่งซื้อ การชำระเงิน และการจัดส่ง (How The Order, Payment And Fulfillment Status Works)

1. แนะนำเบื้องต้น (Introduction)
2. สถานะคำสั่งซื้อ (Order Status)
3. สถานะการชำระเงิน (Payment Status)
4. สถานะการจัดส่ง (Fulfillment Status)
5. หมายเหตุคำสั่งซื้อ (Order Remark)
6. กรณีศึกษา (Case Study)

1. Introduction

ทุกคำสั่งซื้อจะมี สถานะคำสั่งซื้อ, สถานะการชำระเงิน และ สถานะการจัดส่ง ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามคำสั่งซื้อและดำเนินการที่จำเป็นได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าคำสั่งซื้อจะได้รับการดำเนินการตามกำหนดเวลา

สถานะคำสั่งซื้อ ช่วยให้ทั้งผู้ขายและลูกค้าสามารถติดตามความคืบหน้าของคำสั่งซื้อ และทราบว่าคำสั่งซื้ออยู่ในขั้นตอนใดของกระบวนการจัดส่ง

สถานะการชำระเงิน แสดงว่าการชำระเงินได้รับการดำเนินการเรียบร้อยแล้วหรือไม่

การแยกสถานะคำสั่งซื้อและสถานะการชำระเงินออกจากกัน ช่วยให้ธุรกิจมีความชัดเจนในการติดตามข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลรวมถึงการทำงานอัตโนมัติได้ดียิ่งขึ้น

2. สถานะคำสั่งซื้อ (Order Status)

1. เปิด (Open)

คำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงินทั้งหมดจะอยู่ในสถานะ เปิด
ระบบจะตัด สต็อกที่สามารถขายได้ ทันทีเมื่อมีการสร้างคำสั่งซื้อ

2. รอดำเนินการ (Pending Process)

คำสั่งซื้อที่ชำระเงินแล้วทั้งหมดจะอยู่ในสถานะ รอดำเนินการ
หากคำสั่งซื้ออยู่ในสถานะ เปิด สามารถอัปเดตเป็น รอดำเนินการ ได้ด้วยตนเอง
คำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน เช่น เก็บเงินปลายทาง (COD) สามารถเปลี่ยนเป็นสถานะ รอดำเนินการ ได้ โดยสถานะการชำระเงินยังคงเป็น ยังไม่ได้ชำระ
คำสั่งซื้อในสถานะ รอดำเนินการ สามารถเข้าสู่กระบวนการจัดส่งสินค้าได้ และจะแสดงในหน้า การประมวลผลคำสั่งซื้อ

3. ดำเนินการแล้ว (Processed)

เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการจัดส่งและมีหมายเลขติดตามใน การประมวลผลคำสั่งซื้อ สถานะคำสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็น ดำเนินการแล้ว
สามารถอัปเดตสถานะเป็น ดำเนินการแล้ว ได้ด้วยตนเอง หากจัดส่งจากหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ
ระบบจะปล่อย สต็อกที่ไม่สามารถขายได้ หากตั้งค่า การปล่อยสต็อก เป็น ดำเนินการแล้ว ที่ ตั้งค่า > ทั่วไป

4. พร้อมรับสินค้า (Ready To Pickup)

สำหรับคำสั่งซื้อจาก Webstore ที่เลือกรับสินค้าที่ร้าน หลังจากดำเนินการแล้ว สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น พร้อมรับสินค้า ได้

5. จัดส่งแล้ว (Shipped)

เมื่อมาร์เก็ตเพลสอัปเดตสถานะเป็น จัดส่งแล้ว ระบบจะซิงค์กลับมาเป็นสถานะ จัดส่งแล้ว โดยอัตโนมัติ
สำหรับคำสั่งซื้อ Webstore เมื่ออยู่ในสถานะ พิมพ์แล้ว ในหน้า การประมวลผลคำสั่งซื้อ สามารถเปลี่ยนเป็น จัดส่งแล้ว ได้หลังจากบริษัทขนส่งรับพัสดุ
สามารถอัปเดตคำสั่งซื้อ Webstore เป็น จัดส่งแล้ว ได้จากหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ เมื่อบริษัทขนส่งรับพัสดุแล้ว
ระบบจะปล่อย สต็อกที่ไม่สามารถขายได้ หากตั้งค่า การปล่อยสต็อก เป็น ดำเนินการแล้ว ที่ ตั้งค่า > ทั่วไป

6. เสร็จสมบูรณ์ (Completed)

อัปเดตสถานะเป็น เสร็จสมบูรณ์ เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการจัดส่งและดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
เป็นสถานะสุดท้ายของคำสั่งซื้อที่สำเร็จ
ระบบจะอัปเดตสถานะการชำระเงินจาก ยังไม่ได้ชำระ เป็น ชำระแล้ว โดยอัตโนมัติ
คะแนนสะสมและค่าคอมมิชชัน Affiliate จะถูกมอบเมื่อคำสั่งซื้ออยู่ในสถานะ เสร็จสมบูรณ์

7. ยกเลิก (Cancelled)

คำสั่งซื้อสามารถถูกยกเลิกได้ทั้งจากฝั่งผู้ขายและลูกค้า
คำสั่งซื้อที่ถูกยกเลิกจะนำสต็อกกลับเข้าสู่คลังสินค้า
สำหรับคำสั่งซื้อจากมาร์เก็ตเพลสที่เคยอยู่ในสถานะ จัดส่งแล้ว ระบบจะไม่นำสต็อกกลับเข้าคลัง

3. สถานะการชำระเงิน (Payment Status)

1. ยังไม่ได้ชำระ (Unpaid)

Orders made via Bank Transfer, E-Wallet and Cash On Delivery (COD) are in Unpaid as it is an offline payment method.
Orders that have not completed with payment via Payment Gateway will display as Unpaid too.
Marketplace order which has not been paid will be synced back as Unpaid.

2. ชำระแล้ว (Paid)

เมื่อได้รับการชำระเงินสำหรับ โอนเงินผ่านธนาคาร, E-Wallet หรือ เก็บเงินปลายทาง (COD) สามารถอัปเดตสถานะเป็น ชำระแล้ว ได้ด้วยตนเอง
คำสั่งซื้อที่ชำระผ่าน Payment Gateway จะเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว โดยอัตโนมัติเมื่อชำระเงินสำเร็จ
คำสั่งซื้อจากมาร์เก็ตเพลสที่ชำระเงินแล้ว จะซิงค์กลับมาเป็น ชำระแล้ว

3. คืนเงินแล้ว (Refunded)

หากสถานะการชำระเงินเป็น ชำระแล้ว และคำสั่งซื้อถูกยกเลิกหรือคืนสินค้า สามารถอัปเดตสถานะการชำระเงินเป็น คืนเงินแล้ว ได้
ระบบไม่ได้ดำเนินการคืนเงินให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ ผู้ขายต้องดำเนินการคืนเงินให้ลูกค้าด้วยตนเอง

4. สถานะการจัดส่ง (Fulfillment Status)

1.ยังไม่ได้จัดส่ง (Unfulfilled)

คำสั่งซื้อทั้งหมดจะอยู่ในสถานะ ยังไม่ได้จัดส่ง โดยค่าเริ่มต้น
คำสั่งซื้อที่ยังไม่มีหมายเลขติดตามจะอยู่ในสถานะนี้

2. จัดส่งบางส่วน (Partially Fulfilled)

เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าหลายรายการ แต่สามารถจัดส่งได้เพียงบางรายการก่อน
คำสั่งซื้อที่มีการแยกการจัดส่งจะอยู่ในสถานะ จัดส่งบางส่วน

3. จัดส่งแล้ว (Fulfilled)

คำสั่งซื้อที่จัดส่งเรียบร้อยและมีหมายเลขติดตาม จะอยู่ในสถานะ จัดส่งแล้ว

5. หมายเหตุคำสั่งซื้อ (Order Remark)

ตัวอย่างการใช้งาน หมายเหตุคำสั่งซื้อ

เมื่อยืนยันการชำระเงินแล้ว คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุการแพ็ค พร้อมสถานะ ชำระเงินแล้ว เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบว่าต้องเตรียมแพ็กสินค้า
เมื่อจัดส่งสินค้าเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุ จัดส่งแล้ว พร้อมสถานะ เสร็จสิ้น เพื่อแจ้งข่าวการจัดส่งให้ลูกค้าทราบ

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ คำสั่งซื้อ > คำสั่งซื้อทั้งหมด > เพิ่มเติม (…) > จัดการหมายเหตุ

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มหมายเหตุใหม่ หรือแก้ไขหมายเหตุที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่หน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อโดยคลิก Order ID > ส่วน ประวัติคำสั่งซื้อ > เพิ่มหมายเหตุ

ขั้นตอนที่ 4: เลือกหมายเหตุ > กรอกความคิดเห็น (Comment) หากมี > คลิก Save

ขั้นตอนที่ 5: คุณสามารถอัปเดตหมายเหตุหลายคำสั่งซื้อพร้อมกันได้ โดยเลือกหลายคำสั่งซื้อจากหน้า คำสั่งซื้อทั้งหมด

6. กรณีศึกษา (Case Study)

กรณีที่ 1
ลูกค้า A สั่งซื้อสินค้าโดยเลือกชำระเงินผ่าน โอนเงินผ่านธนาคาร คำสั่งซื้อจะแสดงในหน้า คำสั่งซื้อทังหมด โดยมีสถานะ เปิด และ ยังไม่ชำระ

หากต้องการดำเนินการคำสั่งซื้อนี้ ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: หลังจากยืนยันว่าได้รับการชำระเงินแล้ว ไปที่หน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ > การกระทำเพิ่มเติม > ทำเครื่องหมายว่าอยู่ระหว่างรอดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 2: ติ๊ก ชำระเงินที่ได้รับ > คลิก ทำเครื่องหมายว่าอยู่ระหว่างรอดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 3: สถานะคำสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็น รอดำเนินการ และ ชำระเงินแล้ว จากนั้นสามารถดำเนินการจัดส่งสินค้าได้

กรณีที่ 2
ลูกค้า A สั่งซื้อสินค้าแบบ เก็บเงินปลายทาง (COD) ซึ่งลูกค้าจะชำระเงินเมื่อได้รับสินค้า คำสั่งซื้อจะแสดงในหน้า All Orders โดยมีสถานะ เปิด และ ยังไม่ชำระ